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【無料】世界で働くキュレーターが教えるカンタン「ビジネス英語」講座。明日から使える ~超・基礎編~ #英会話

【無料】世界で働くキュレーターが教えるカンタン「ビジネス英語」講座。明日から使える ~超・基礎編~ #英会話

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Update date:2018年04月05日
【無料】世界で働くキュレーターが教えるカンタン「ビジネス英語」講座。明日から使える ~超・基礎編~ #英会話
ビジネス英語」といえば以前は外資系の会社で働く人にのみ必要なものでした。しかし最近では会社の規模や業種に関わらず様々なシーンで外国語によるコミュニケ-ションの機会が増えました。
“外国語”と聞いただけで「いやー私はちょっと・・・」と逃げてばかりはいられません。
ここではそんな英語が苦手の方のために、世界で働くキュレーターである私が、簡単な単語を使ってオフィスで必要となる英語表現を紹介しましょう。

ケース1「電話でのやりとり」

① 決まり文句を覚えよう!

「Hello. This is Acme Company…」
電話での英会話は慣れない人にとっては恐怖の対象ですよね。まず頭に入れておいて欲しいのは電話での会話には決まった表現があるのだということ。それさえ押さえておけば次に相手が何を言ってくるのかを想像しながら聞き取ることができます。日本語での電話と同様、必ずメモをとりながら相手の話を聞くようにしましょう。

② 電話を受けよう!

「Hello. This is ABC Company. Who’s calling, please?」」
(ABC社です。どちらさまでいらっしゃいますか?)

オフィスにかかってくる電話にはまず自分の社名を告げます。相手も同様に「Hello. This is Brown of TG Company. Can I speak to Mr. Tanaka of the sales dept, please?」(TG会社のブラウンと申しますが、営業部の田中様をお願いできますか?)と受け答えをするはずです。

田中さんが自分のデスクにいれば「Just a moment, please.」(少々お待ちください)と言い、取り次いで終わるわけですがここでは田中さんが何らかの理由でその電話に出られないケースも想定しておきましょう。

田中さんが別の電話に出ているなら「Mr. Tanaka is now on the other line. Would you like to wait?」(田中さんは別の電話に出ています。少々お待ち頂けますか?)
相手が「Yes, I’ll wait」と言えば待つつもりです。
「No, I’ll call back later.」(後でかけ直します)ということもあるでしょう。

ここで「O.K」で切ってしまうのでは不親切です。

「May I take a message?」(メッセージをお預かりしましょうか?)「Shall I have him call you back?」(後でこちらからお電話を差し上げましょうか?)と言えればベターです。

また田中さんが外出中や出張中だった場合は次のように言います。「Mr. Tanaka is out of the office.」(田中さんは外出中です)「Mr. Tanaka is on the business trip.」(田中さんは出張中です)田中さんがすぐに戻ってくる予定の場合なら「I think he will be back soon.」(彼はすぐに戻ると思います)と言ってもいいでしょう。 

後でこちらからかけ直させる場合は相手の電話番号を確認しておく必要があります。
「May I ask your phone number?」(お電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか?)数字は落ち着いてよく聞きましょう。そのあとで「Your phone number is 03-XXXX-XXXX. Is that right?」(あなたのお電話番号は03-XXXX-XXXXでよろしいですね)と復唱すれば完璧。

くどいと思われても確認することです。

最後に「I’ll tell him as soon as he comes back. Thank you for calling, Mr. Brown.」(田中さんが戻り次第お電話があったことをお伝えします。お電話有難うございました。ブラウン様)と言って切ります。


③ 電話をかけよう!

電話をかけるときも基本的には受けるときの表現を利用できます。
相手に取り次いでもらう時の表現を押さえましょう。

「Is Ms. Smith in?」(スミス様はいらっしゃいますか?)「Could I have extension 312, please?」(内線の312番をお願いします)「I’d like to speak to someone in the Engineering dept.」(技術部の方お願いできますか)相手が不在でかけ直す場合は「I’ll call her back later.」(後でかけ直します)時間を決めて「I’ll call her again in 30 minutes.」(30分後に又お電話します)としてもいいでしょう。

また相手の予定を聞く表現として「When do you think he’ll be back?」(いつ頃お戻りになりますか)も使えます。また、相手の言ったことがうまく聞き取れなかった時は次のように言います。「Would you speak more slowly, please?」(もう少しゆっくり話していただけませんか)「Pardon?」(もう一度お願いします)「Would you please repeat what you have said?」(おっしゃったことを繰り返していただけますか)「How do you spell your name?」(あなたのお名前はどのようにつづりますか)「May I ask Who’s calling again?」(お名前をもう一度お願いできますか)間違い電話の場合なら「I’m afraid. But you have the wrong number.」(番号をお間違えのようです)と言います。

電話は相手の顔が見えず周囲の雑音に邪魔されて聞き取りにくいことも多いので多少の緊張はつきものですが、最低でも相手の会社名と名前、連絡先だけは確認するようにしましょう。「こう言われたらこう受ける」という簡単なメモを作っておけばそのメモを見ながら会話できるので安心です。

ケース2 「英語のE-mailに回答する」

自社のHPが世界中に発信される昨今では受信トレイを開けるといきなり英文のE-mailがあるなんてこともあるでしょう。上司に「君、内容を読んで返信しておいてくれる?」なんて、初めての経験ならあせりますよね。英文でのE-mailにも決まったフォームがあります。まず受信したE-mailをよく見てみましょう。
To:       abc.com
From:    j_smith@aol.com
Subject:  Req. Information about “Joint wire Super1324”

Dear ABC Company,

I am very interested in your “Joint wire Super 1324”. I have one question: What is the wire weight? I can’t find the info on your web site. 

Thanks in advance.

Regards, 
John Smith
 j_smith@aol.com

一番シンプルな形のE-mailです。基本的E-mailは短いセンテンスで用件を簡潔に書くものです。時候の挨拶や結びの言葉など不要な文句は切り捨てます。また文頭で用件を明らかにします。本題に入るまでが長い日本語の手紙の書式とはかなり異なりますね。
まず宛名と差出人のアドレスを記した後「Subject」に用件をまとめます。この場合でしたら“ジョイントワイヤースーパー1324”という製品の情報請求ですね。内容を見るとこの製品の重量を聞いています。そしてその情報を「貴社のウェブサイトで見つけられなかった」とあります。つまりこのE-mailで差出人はABC会社のHPで見た製品案内の中で“ジョイントワイヤースーパー1324”という製品に関心をもったがその重量を知りたいという問い合わせをしているわけです。ではこのジョン・スミス氏に返信を書いてみましょう。

To:       j_smith@aol.com
From:    customersupport@abc.com
Subject:  Re: Req: Information about “Joint wire Super1324”


Dear Mr. Smith

Thank you for your interest in “Joint wire Super 1324”. 

>What is the wire weight?
It’s 230 milligrams.

If you need further information or have any questions, please feel free to contact me at any time.

Best regards,

Kenji Yasuda
Chief
Customer Support Section
ABC Company

ここではPCの機能を使って相手のメールを引用しながら質問に答えています。まず自社製品に関心を寄せてもらったことに感謝の言葉を述べ質問にあった製品の重量を説明しています。更に「他にご質問がある場合はお気軽にお問い合わせください」としてカスタマーサポートセンター主任の個人名が記されています。簡潔ながら顧客に対する企業姿勢がよく現れたE-mailといって良いでしょう。
E-mailの用件には迅速さが要求されますので可能な限り早いレスポンスが望まれます。またインフォーマルな関係でのメールのやりとりでは「RSVP」(どうぞお返事ください)や「NRN」(返事は必要ありません)などの略語を使うことがありますが、ビジネス文書では略語は正確な意味を取り違える可能性があるので避けるのが無難です。もちろん絵文字は問題外です。

ケース3  ファックス・レターを書こう!

英文でのファックスやレターもE-mail同様、簡潔で明瞭であることが要求されます。「貴社ますますご清栄のことと存じます」の美辞麗句や気候の挨拶も無用。基本的には用件のみを書けばよいわけです。ただし無味乾燥な書き方や礼儀をわきまえない表現も禁物ですよね。書き手として心のこもった好感のもてるレターを書いてみましょう。
まず英文レター・ファックスの構成要素は決まっていますのでこれにしたがって書いていきます。ここでは以前に発注した商品の変更を相手先に告げるレターを作成してみましょう。
ABC Company
1322-1 kamiikedai, Otaku, Tokyo 132-1232
Tel:03-5435-7554   Fax:03-5435-7555
E-mail: abc.com

                                                           August 2, 2002


Mr. Brown Nolan, Sales Manager
Acme Inc.
851 California Street at Powell 
San Francisco, CA 94108, U.S.A.


Dear Mr. Nolan; 

We recently placed an order for fiber chips on purchase order #3212. However, we must make the following change in our order:

From: 1100 pieces of model #3212
To:   1000 pieces of model #3212, and 100 pieces of model #3290

Please advise if this is possible and if there will be any change in price. If necessary, send us a revised invoice.

Thank you for your cooperation.

  
                                                            Sincerely,
  
                                                            (Signature)
                                                            Ben Clark
                                                            Manager
                                                          Marketing Department



まずレターヘッドは手紙の差出人とその住所や電話、ファックス番号等がすぐに分かるように一番上に配置されるものです。次に日付。そして宛名に移ります。敬称にはMr. Ms. などを付けるのがエチケットです。そして冒頭礼辞ですがここでは相手の名前が分かっているときには「Dear Mr. Smith」といったように名前を用いればいいわけです。しかし初回の問い合わせですと担当が誰であるかは不明なこともあります。そんな場合は「Dear Sir(s):」や役職名などを使って「Dear Sales Manager,」などと書くことができます。そしていよいよ本文。言うまでもなく本文は手紙の最も重要な部分です。分かりやすくはっきりと手紙の目的を伝えます。このレターですと、以前注文した注文書番号#3212のファイバーチップス1100個を注文書番号#3212を1000個と注文書番号#3290を100個に変更できるかについてを問い合わせ、更にその場合の価格変更についても尋ねています。最後に直筆の署名を添え、自分の氏名と役職、所属を記して完成です。
ファックスはレターと概ね同様です。ただしレターに比べファックスは緊急の要件である場合が往々にしてあります。そのため返信にも更なる迅速さが求められます。また、送信枚数も記します。いずれにしても言いたいことは短いワンセンテンスで、要領良く書くように心がけましょう。
ファックス例
ABC Company
Osaka Branch
Tel: 06-6321-3422
Fax:06-6321-3433


                Facsimile Message



                             Date: Aug. 2, 2002


To: 03-2321-3213                      Attn: Mr. Clinton of YMS Inc.
The number of pages
From: Ms. Masako Kawasaki           Including this one 1
          Subject: Meeting Date Change 

 
     
     The meeting would be held on September 13, but I have an urgent business in

     Hong Kong and I will be leaving Japan the day after tomorrow. 

     In regard to the schedule for the next meeting, I will let you know immediately.

     I am sorry for the inconvenience to you.


                                                        Sincerely,

                                                       (Signature)
                                                        H. Tanaka
                                                        Sales Manager
                                                        ABC Company
   

(会議キャンセルのお知らせ)
[当初行われる予定だった9月13日の会議をキャンセルしたい。香港で仕事が急に入りあさって日本を離れなければならなくなりました。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。]



ケース4 海外からのゲストをアテンドしよう!
最後に実際に対面してのコミュニケーションについても簡単に押さえておきましょう。アテンドとは海外から来日するビジネス相手を自社オフィスや工場に案内し自分の会社を紹介することです。実際に面と向かってのコミュニケーションになるわけですのでより密なコンタクトが必要となります。同時にあなたの相手を思う気遣いや思いやりが大きな効果を持ちます。求められるのは単なる流暢さよりホスピタリティでしょう。まず空港にゲストを迎えに行ったらできるだけ早く相手にリラックスしてもらいたいものですよね。自分の名前を名乗った後は「How was your flight?」(空の旅はいかかでしたか?)「You must be tired. I’ll take your luggage.」(お疲れでしょう。お荷物をお持ちします)などと声をかけます。「I’d like to escort you to our office. There’s a car waiting for us.」(私どもの社にご案内しましょう。車を待たせてあります)と言って相手を誘導します。会社に到着したら自社の紹介を始めます。「We’ll show you a film about our company.」(わが社についてのフィルムをご覧ください)「This is our company brochure.」(こちらが当社のパンフレットです)このようにあらかじめ英文で書かれた資料を用意しておくといいですね。簡単な会社紹介の表現を取り上げましょう。「Our company was established in nineteen sixty.」(わが社は1960年に創立されました)「We import and sell computer software.」(当社はコンピューターソフトの輸入・販売をしております)「Do you have any questions about our company?」(当社に関して何か質問はございますか?)

最後に

以上、電話、E-mail、レター・ファックス、そしてアテンドと様々なビジネスの現場での英語によるやり取りについて見てきましたがいかがだったでしょうか。ひとつひとつの単語はどれも中学生の頃に習った易しい単語ですよね。難しい単語を使うことが大切なことではありません。自分の言いたいことを分かりやすく相手に伝え、それに対するレスポンスを正確に理解することが求められます。怖がらないで自信を持って(もちろん少々の準備は必要ですが)英語でのコミュニケーションを楽しんでいって下さい。少々たどたどしかろうが、スピードが遅かろうが、一番大事なのはあなたの誠実な人間性です。たとえ異なる言語と言う垣根があったとしてもそれだけはしっかり伝わるはずです。勇気をもってチャレンジしていってください。

「Never mind!」

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著者プロフィール
 Pride of the Japanese

現役キュレーターの中でトップのアクセス数を誇るSharetuber。世界を飛び回る国際ボディガード歴20年。護身術師範。悪質なクレーマーや反日左翼と戦う某公的コンサルティング団体顧問。喧嘩上等。「I'm proud of the fact I was born in Japan.」