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ビジネスマン必須の『経営用語』をいま一度、検証してみる必要があるのでないだろうか? #5分で読めるシリーズ

ビジネスマン必須の『経営用語』をいま一度、検証してみる必要があるのでないだろうか? #5分で読めるシリーズ

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ビジネスマン必須の『経営用語』をいま一度、検証してみる必要があるのでないだろうか? #5分で読めるシリーズ
ビジネスシーンでは日々、たくさんの専門用語が飛び交っている。しかしこれらの専門用語だが、はたして正確な意味と使い方ができているものだろうか?言葉を発する者と、それを聴き取る者との間で認識の相違があれば、その言葉の持つ意味はまるで変わってくるはずだ。いま一度、検証してみる必要があるのでないだろうか?

実務に応用しよう

 
・例えば、戦略とは自分にとって有利な状況を作り出す事だからこの商品は当社の稼ぎ頭なので、この商品を重点的に売り込んでいこう。と、このように説明でき、説明された方も理解する事ができるだろう。

ところが、言葉が定義されてないと、とにかく売上を上げろ、何でも良いから売って来いとなる。この話は良くある話ですが言われた方は、たまったものではない。
こういった事態を避ける為に、まず、社員間での共通認識を作りことが必要だ。
初歩的なことだが、必ず成果は出てくるはずである。


専門用語とはいっても、すでに一般的に使われているケースも多いものだ。そんな特に意識せず使われる用語こそ、意味の取り違いに気をつける必要がある。

●ケーススタディ/「戦略」「予算」そして「段取り」●

新規事業部のA君に、プロジェクトマネジャーから指示が下った。内容は以下のEメールによるものだ。

「君にはこのフランチャイズ展開案をもとに、加盟店を募る”戦略”を考えて欲しい。一通りのプランができあがったら”予算”といっしょに、来週の月曜午前の幹部会議で提案だ。発表は君に任せるよ。僕はしばらく忙しいので”段取り”をよろしく頼む」

さてA君のとった行動だが・・・。

1.まず戦略の立案
⇒「そうだな、加盟店募集のDMを郵送してみよう。これなら多くの人たちにPRできるぞ。反応あった人にはフォローの電話も必要だな。よし業者へ見積もりの依頼だ・・・」
2.つぎに予算計画の作成
⇒「見積り依頼は済ませたから、あとは業者からの連絡待ちだ。いつ見積もりがもらえるか、確認しておこう」
3.そして段取りの確認
⇒「会議は週明け早々だから、今週中に準備を完了しなきゃならないな。提案書も仕上げなくてはならないな。見積りはあさってには用意できるから・・・。2日あればイケるな、よし金曜夕方には完了だ。これでだいじょうぶだ」

★ところが木曜日にA君は課長に呼ばれ、こってりお説教をいただいてしまったのだ。
「ところで例の件はキチンと進んでいるのか?何も報告もないし、どうしたんだ?えっ、企画書もまだ?おいおい、どうなっているんだ?」

幹部会議は週明け月曜日だ。今週中にすべて準備完了の予定だったA君は、何がいけなかったのか、まるで理解できないのだが・・・。

■ こうすればOK!

★”戦略”の立案

募集のための具体的な方法は「戦術」だ。その前に、どういった主旨で募集を行なうのかを考えなくてはならない。このケースでは「とにかく広く多くの方々に声をかけるのか」あるいは「ある程度の絞り込みをしながら募集」するのか、などといったことである。つまり具体策(=戦術)の前に、その主旨や意図を明確にするのが「戦略というものだ。
⇒「まず募集テーマを確認してみよう。今回の加盟店募集は、脱サラや副業でなく、あくまで本業として取り組む方が対象になるんだな。それならDMよりも、事業説明会が有効かもしれない。これなら参加者の意欲や熱意もわかりやすいし、こちらの真意も伝えやすい・・・」

※.「戦略」とは?

さまざまな計画を進めるための、基本的な考え方を指す。それを実際に行なうための「戦術(具体的な方法)」と混同しないように。この2つが揃ってビジネスは動き出す。

★”予算計画”の作成

予算と聞くと、つい「いくらかかるのか?」と考えてしまいがち。しかしこれだけでは不十分なのだ。ビジネスシーンで使われる予算とは、「経費予算」と「売上予算」の2つがある。特にあらたな事業の立ち上げ時は、この2つをセットに求められることが多い。
⇒「まず経費予算は、業者から見積りが届いたら計算してみよう。あと売上予算も必要だな。加盟店数の目標と1店あたりの加盟料を試算してみよう。となると・・・」

※.「予算」とは?

「経費(出るお金)」と「売上(入るお金)」の2つの予算がある。要は「予算=お金の計画」ということだ。つい経費予算のみをイメージしがちなので、よく注意する必要がある。

★”段取り”においては?

幹部会議までにどんなことが必要か?それを考え準備するのが段取りだ。ここでは具体的な指示とは別に、自分で「必要なことを見つける」能力が求められる。ビジネスで下される指示は、実行者の能力を期待してなされるものだ。つまり言われたことをこなすだけでは、まともな仕事にはならないのだ。

⇒「とりあえず指示通りに手配は済ませたぞ。待てよ、幹部会での発表だから、事前に課長からOKをもらうべきだな。もし提案書に大きな変更でもあれば、修正のための時間も必要になるな。状況によっては作成も早めなくちゃならないし、業者への見積りも急がせないと。よし早速、課長にスケジュールを確認だ・・・」

※.「段取り」とは?

物事をすすめるための潤滑油のようなもの。この言葉はビジネスシーンでは、非常に大きな意味を持つ。与えられた指示のウラがわに、どんな意味があるか察し、それに対する気配りが必要。

ポイント

「戦略」や「段取り」といった用語は、具体的なイメージに乏しいまま使われがちだ。そのため人によって解釈の意味が大きく変わってしまうのだ。しかしこれらの用語は、仕事をスムーズに進めるうえで、極めて基本的なものだ。ここがズレてしまうと、まるで意図しない結果になってしまうことを肝に命ずる必要がある。

●ケーススタディ/「アウトソーシング」と「調査」●

会議の席でB君に、部長からこんな指示が下った。内容は業者選定にまつわることだ。

「ところで今度のキャンペーンの営業スタッフなんだけど、専門業者への”アウトソーシング”も検討してみようと思うんだ。これまでのようにウチで募集かけるのは、コストも大変ということも理由の1つだ。そこで君には、業者のリストアップをして欲しい。当社のメリットも含め、慎重に”調査”してくれないか。報告書は金曜日朝に受け取るよ」

さてB君のとった行動だが・・・。

1.まずアウトソーシング業者のリストアップ
⇒「スタッフの確保だから、人材派遣会社に連絡だ。何社かに見積りを出してもらおう、どの業者が最もメリットがあるかな・・・」
2.そして業者の調査
⇒「業者ごとの、これまでの実績も調べておこう。それらをリストにまとめるのは、アシスタントのC美さんにお願いしよう。見積りについては、どこが安くてウチにメリットあるか、分かり易いようにグラフにしてもらおう」

★さて金曜朝に報告書を提出したB君だったが、読み終えた部長は顔を曇らせてしまった。

「これじゃ単なる業者リストじゃないか。キチンと調査してから報告してくれよ。やり直しだな」

リスト情報は不足ないし、念のためコスト計算も済ませた。正直なところ、やり直しの理由が分からない。簡単な仕事だと思っていたB君だが、これには困ってしまった。

■	こうすればOK!

★”アウトソーシング”の意味を理解すること

アウトソーシングを、いわゆる「下請け」や「外注」と混同しないことだ。もちろん「外部に発注」する意味では同じだが、実際はこれらと区別する必要がある。たとえば作業レベルの仕事を代行してもらうのが外注なら、業務設計も任せ、自社以上の成果を期待するのがアウトソーシングなのだ。このケースでは、部長はただの「外注先」を探したのではないと推測される。コスト以外に、業者に依頼するメリットを探してみることが必要だったのだ。
⇒「ウチがアウトソーシングするメリットは、コストだけではないのかもしれないな。人材派遣会社以外なら、どんな会社がどのようなメリットを持ってるのかな?調べてみよう・・・」

※.アウトソーシングとは?

高い専門性を持つ企業に業務を任せ、業務管理自体も任せるものを意味する。単純な作業の代行ではなく、重要な業務であっても外部企業の専門性に期待して外部化することを指す。

★”調査”とは調べるだけでは済まない

言葉の意味としては「調べること」なのだが、現実的にはこれだけでは通用しないのだ。調べた結果、なにが導き出されたのかがポイントになる。そのための調査ということだ。このケースにおけるB君の行動は、アウトソーシング先を調べ、アシスタントに集計を任せたに過ぎない。本来ならば調査の結果、どの業者が適切なのか、B君の見解こそ最大のテーマということだ。
⇒「推薦する業者を決めなきゃならないな。コスト以外のメリットも会社ごとに違うだろうし、いろんな意見を聞くべきだな。そうだ、資料作成をするC美さんからも、意見を出してもらおう。結論はそれから決定しよう・・・」

※.調査とは?

さまざまな要素を調べることなのだが、ビジネスシーンではそれをもとに検討し、何らかの答えを出すことまで求められる。「調べた結果、答えはなに?」が調査なのだ。


■ポイント

「用語」とは、必ずしも「単語」の意味と同一ではない。このケースでの「アウトソーシング」などその典型だ。ビジネスシーンではどのように使われるのか?そこがポイントなのだ。

●ケーススタディ/「クレーム対応」と「同行」●

営業部のC君が主任より受けた指示は、お客様へのクレーム対応だった。

「お客様窓口から”クレーム対応”の要請だ。どうも製品の使い勝手にご不満のお客様らしい。私はどうしても都合がつかないんで、君にお願いしたいんだ。慎重に頼むよ。まずはこのトラブルレポートに目を通してくれ。だれか”同行”するかね?君の判断に任すから申し出てくれ・・・」

さてC君のとった行動だが・・・

1.同僚のD君に同行スケジュールの確認
⇒「とにかく早い方がいいな、すぐ動けるのはD君か。よし彼に同行をしてもらおう。クレームのお客様だから、今回は2人で謝罪したほうが心証がいいはずだ・・・」

2.アポ電話後、クレーム対応にてお客様宅を訪問
⇒「商品交換や返金処理になるかもしれないな、覚悟していこう。処理レポート出さなきゃならないし、話した内容はキチンとメモしておこう。なにはともあれ謝るにつきるな、クレームなんだし・・・」

★無事クレーム対応は終わった。お客様には正しい使用方法の説明で納得していただく事ができた。対応についても処理レポートに忠実に書き込んだ。しかし報告を受けた主任の表情は、なにやら物足りない様子だが・・・。

「ご苦労だったね。ただD君を同行したのはなぜかな?まあ、うまく済んだようだけど。処理レポートも特に問題ないけど、次はもう少し考えてみようか・・・」

お客様の理解も得られたし、一連の経緯もキチンと処理レポートにまとめあげた。なにが足りなかったのか?C君にはまるで思い当たるフシはないのだが・・・。

■こうすればOK!

★”クレーム対応”は単なる後処理ではない

C君のすみやかなクレーム処理はなんら問題なかった。しかしクレーム対応は、お客様のナマの声を聞けるチャンスだ。たとえば処理レポートの提出時など、お客様からあらたな要望や購買意向など、なんらかの付加情報を上司は期待していたのではないだろうか。今回のクレーム案件は「お客様窓口」から「営業部」へまわってきたものだ。「営業部」としてのメンツにかけた、アピールがあればベストといえるのだ。

⇒「クレームだし、とにかくお客様のお話をしっかり聞こう。主任によると、確かお得意様ということだったな。ウチの商品をずっとお使いの方なら、ほかにも何か聞きだせるかもしれないな・・・」

※クレーム対応とは?

お客様の不平・不満をヒアリングし、その解消に努めるのが最大の目的だ。しかし今の企業活動においては、顧客との関係作りが注目されている。つまりクレーム対応も含め、お客様の声はすべてサービス向上へ活用するのが、これからの企業活動のテーマなのだ。

★”同行”の目的とは?

主任が対応すべき案件を引き継いだのだから、同僚のD君を同行させるのでは意味がない。同行の目的は「多くの人数で謝罪することで誠意を示す」のではない。「それぞれの役割分担で問題解決にあたる」ことなのだ。この時、はたしてD君の役割はなんだったのだろうか?

⇒「大切なお得意様か・・・。同行はどうしようかな?主任の代わりに、だれか上司に頼むべきかな?そうだ以前、E君がこのお客様の営業担当だったな。まずは彼に相談してみよう・・・」

※同行とは?

複数のメンバーでお客様とお会いすることだが、その意味をキチンと理解しているだろうか?仮に上司を同行に駆り出しても、ただの名刺交換とあいさつで終わってしまうのでは、お客様に不信感を与えることにもなりかねない。なんの目的のために、どんな役割を持って同行するのか、そこを明確にする必要があるのだ。

ポイント

● これだけは知っておきたい経営用語解説

ビジネスシーンではいくつもの用語が氾濫している。これら用語の成長や発展の方向性を見定めて、今後の使われ方を意識しながらその意味を理解することが求められる。そのなかでも頻繁に使われる、代表的なものを挙げてみよう。

★差別化

「他社にないユニークなことで顧客に印象付け、自社が優位に立つこと」
⇒自社ならではの特徴に磨きをかけ、そこに集中的な力を注ぐのが差別化の考え方だ。単純に「他がやってないから」ではなく、そのうえで「どのように自社が優位に立つか」を計算する必要がある。この時代だと、ライバルがしていることをあえてしない、というのも差別化の1つとなりうる。「差別化とはなに?」との質問に、「しないことを決めること」と答える会社もある。

★ゼネラリスト

「自分の強みとなる分野を核に、幅広い知識や技能をあわせ持った人材」
⇒複数の専門分野において、一定以上の知識を持ち、業務遂行が可能な人のことを指す言葉だ。しかしここで重要なのは、まず自分の専門分野があること。そのうえで他の分野の知識やスキルをあわせ持つということだ。つまりすべて中途半端な「何でも屋」になってしまっては意味がないのだ。最近は、唯一であっても高度な専門知識を持つスペシャリストを評価する傾向がある。しかしそれらのマネジメントにおいても、全体を見渡すゼネラリストの能力こそ必要となる。そういった意味では、「本当のゼネラリスト」の必要性が高くなりつつあるといえる。

★モチベーション

「仕事に対する動機づけ、やる気、意欲のこと」
⇒一般には「ヤル気」として理解されているが、これは必ずしも個人的な問題とも言い切れない。なぜならヤル気が起きるかどうかは、仕事やその環境に左右されるものだからである。よく叱咤激励してモチベーションを高めるということを耳にするが、それだけでは一時的な効果しか期待できない。仕事の目的や役割分担の明確化、またはフェアな報酬制度など、理屈が伴ったものでなければ、モチベーションの向上にはつながらないのだ。根拠のないモチベーションは長続きしないということだ。

おわりに

辞書でひく言葉の意味と、ビジネスの現場では、その解釈が同じとは限らないということだ。しかしこういったことは、必ずしも誰かが教えてくれるものでもない。ビジネスシーンに身をおきつつ、自らが考え、体験し覚えるものだ。その言葉がなにを意味するのか、
つねに意識することが一番大切なことなのだ。

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著者プロフィール
 Pride of the Japanese

国際ボディガード歴20年。世界を飛び回るSharetubeトップキュレーターの一人。護身術師範。悪質なクレーマーや反日左翼と戦う某公的コンサルティング団体顧問。喧嘩上等。「I'm proud of the fact I was born in Japan.」