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事務員さんって実際何してるの?事務職も色々、全然違うのです

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事務員さんって実際何してるの?事務職も色々、全然違うのです

Author:
原田サキ原田サキ
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事務員さんって実際何してるの?事務職も色々、全然違うのです

事務の人って何してるの?座ってるだけじゃないのですよー

動いてないけど頭の中はフル稼働

特に女性に人気の高い事務職。座ってるだけで楽そう、定時で帰れる、誰でもできるよね、なんて思われがちですが、会社や業務内容によってする事は全然違うのです。事務にも色々な役割、種類があり、それぞれに適正や必要なスキルも違っていて、やりがいを見つけると奥深くて本当に面白い仕事なんですよ。

1つずつ解説の前に…

一般事務、営業事務、経理事務など色々ありますが、基本的に大企業では、部署が比較的しっかり別れていてその部門の仕事だけ、中小企業では数人で分担しながら、全部こなすような傾向があります。ただし大企業、中小企業関係なく仕事内容がはっきり別れていなくて、1人が色々兼任していることもあります。

「やりがい!!!」も拾いたかったのですが、なかなかありませんね。引用がないのは自分自身自身の声です。そして「向いていると思われる人」は、引用と、約20年事務畑にいる私の経験からの考えてみました。
私は素晴らしく尊い仕事をしたいと心から思っている。でも私がやらなければならないのは、ちっぽけな仕事をも素晴らしくて尊い仕事と同じように立派にやり遂げることなのだ。

I long to accomplish a great and noble task, but it is my chief duty to accomplish small tasks as if they were great and noble.

出典:仕事のやりがい・転職についての名言・言葉(英語も) | 名言...

ヘレンケラーの言葉です

営業事務

営業事務の仕事は、営業の仕事と深くかかわっているため、営業担当者から指示された資料作成や受発注業務、商品の在庫管理など、社内の営業部門にかかわる業務がメインとなります。また、顧客からの問い合わせに対応する機会もあるため、社外の人と直接やりとりをする機会も一般事務と比べて多めです。

出典:一般事務とは違うの?営業事務の仕事内容|派遣コラム【スタ...

派遣の「スタッフサービス」からの引用です。

営業マンを支えます

営業マンが動き回るのに専念できるよう、指示に従い受発注や在庫管理などしながら、商品の入出荷もします。タッグを組んでいるような感じですね。

お客さんからの問い合わせや難しい注文に対応する事もあるので、もし営業が不在だったり連絡が取れなければ、ある程度臨機応変に動かないといけません。お客さんや業者さんなど外部とのやり取りが多く、コミュニケーション能力が必要になります。

突発的な事も多いので、時間の配分もしにくく残業もしばしば。
●向いていると思われる人
ルーチンワークが苦手、コミュニケーションや交渉などが好き
●やりがい!!!
・無理な注文をあの手この手で無事出荷、販売できた時に営業と一緒に味わう達成感。1人の時の突発事項を裁量内でどこまで対応できるか腕が試せるところ。

経理事務

経理事務の主な仕事は、日々の現金の出納(支払い・受取り)、伝票の仕分けや処理、帳簿の作成、経費の精算などです。会社が行なっているお金のやり取りが、正確に処理されるように、書類を作成・チェック・整理する仕事と考えるといいでしょう。ときには直接、銀行に行ってお金を振り込んだり、引き出したりすることもあります。

出典:事務職とは - 事務職の仕事内容と種類、必要スキルを徹底解説...

「マイナビキャリレーション」より。多くの事務職が紹介されています。

会社が数字で見えてくる!

会社のお金を扱う、とても重要で専門性のある仕事です。年数を積んでいくほど知識も豊富になるので比較的長く続けられます。会社の資金繰りが見えてくるようなベテランになると、経営側に意見できることも…。

繁忙期が決まっているので、スケジュールも立てやすいようです。会社の状況を「数字」で把握できるようになるようになります。これは強みですよ。
●向いていると思われる人
数字に強くミスをしない。コツコツとした作業が苦にならない
●やりがい!!!
・会社の出利益を目で見て実感できるのが経理の仕事なので、いち早く無駄なコストに気付き会社に見直しをかけていくことも重要な仕事の一つだと思う。(30代/女性/専業主婦)
・目の前のことだけではなく、常に会社全体の利益を念頭に置きながら取り組む姿勢が大事だと思います。(20代/女性/自由業・フリーランス)

出典:経理事務員に求められる大切な要素|事務の求人や仕事に関す...

「OFプラス」より。やっぱり会社を数字で見ていますね。

人事事務

人事が担っている役割は、「人材によって組織を発展させること」です。 

例えば優秀な人材を採用することも、社内組織を最適化することも、そして社員が働きやすい環境づくりをすることも、人事としての役割を果たすための方法に過ぎません。一つひとつの業務内容は違うように見えても、仕事の目的は同じです。

出典:人事の仕事内容って? |【エン転職】

「エン転職」より人事について。

会社のみんなを見ています

採用がまず浮かびますが、誰に入社してもらうかは会社のこれからにとって重要ですよね。そのほかには、それぞれに合わせた配置転換や、研修、評価をしたりもします。さらに労務関係も。また、それぞれの個性や能力を見抜いていかなければならないので、人が好きでコミュニケーション力が必須といえますね。
●向いていると思われる人
人を観る目があり、人が好き。
●やりがい!!!
●「こうしたら良い結果が出る」といった定石がないところ。その場その場で 状況を見て、臨機応変に判断、対応する必要がある。それが面白い。 

●自分が採用した人材が楽しそうに仕事をしていたり、高い評価を得たりしていることが何よりも嬉しい。

出典:人事の仕事内容って? |【エン転職】

	
●人が相手の仕事。決してコントロールできるものではない。また、当事者間では解決できないトラブルなどを解決しなければならない時は大変。プライベートにまで踏み込まなければならないときもある。

出典:人事の仕事内容って? |【エン転職】

同じく「エン転職」より。人が相手なので、答えを出すのが難しそうですね。

総務事務

庶務業務、文書作成・管理、福利厚生など、企業活動を円滑に進めるためのスタッフ業務としての位置づけです。総務で行う多くの業務がこのカテゴリーに入るでしょう。また、現場からの依頼事項で右往左往するのもこのカテゴリーの仕事です。このやらされ仕事をどう効率化するかが、総務としては大変重要な課題となっています。

出典:2/3 総務とは?庶務や事務と何が違う?仕事と定義を解説 [総...

「All About」で総務の内容や位置づけが解説。

みなが働きやすいように…

一見何をしているのかわからない総務ですが、主に福利厚生などを担当することが多くなります。どの部門にもおさまらない仕事が回ってくるケースもあり「何でも屋」になりがちなのも総務です。福利厚生、労務など人事と重なる会社もあるようです。

皆がそれぞれの仕事に専念できるように、数多くある、大事な周辺の業務を行うようですね。
●向いていると思われる人
何にでも対応できる柔軟さ。縁の下の力持ちとしてサポートするのが好き
●やりがい!!!
「総務」という仕事が未経験で入社したのですが一から丁寧に教えてもらうことができ、知識が就き、会社の組織についてよく理解することができました
。総合的なことが出来ると事務に関する仕事で大いに活かされる点がよかったと思います。
(どらみ様・25歳・経験3年)

出典:よく解る!総務【職種図鑑】 |はたらこねっと

「はたらこねっと」より。本当に数多くの業務内容、大変です。

貿易事務

大きく分けて輸出業務と輸入業務があり、輸出業務では輸出通関手配、通関書類作成、運送便の手配などを行い、輸入業務では輸入通関手配、関税・消費税納付、商品の納入管理などを行います。また、輸出入の業務には、関わる人たちへの伝達・調整などが発生しますが、この一連の流れを担当するのが貿易事務です。

出典:仕事内容まるわかり職種図鑑(貿易・英文・国際事務)|女性の...

	

世界と接している感じが楽しい

会社によって任される範囲がかなり違うので、最初に確認する必要があります。貿易は手続きの仕方がしっかり定められているので、かなり専門的な知識が必要になり長く働き続けることができます。必要な語学力は会社によって違いますが全くできないと採用は難しいです。

手続きでは1つのミスが命取りになるので、正確さも必要です。商品を取り回す事務なので、営業事務の海外版のようでもありますよ。
●向いていると思われる人
正確さもですが、海外とのやり取りは思わぬ事が発生するので、強い精神力も
●やりがい!!!
・時差、為替レート、天候、地理など世界中のことを日々確認するので視野が広がります。輸出入の手続きはとても煩雑でミスが許されないのですが、無事船が出ていく達成感、世界を股にかけているようなロマンも感じます。

特許、法務事務

特許事務は「特許やライセンス」に関する仕事をします。これらに関わる書類の作成や管理、手配をするのです。それに対し法務事務は「登記や商取引」に関する事務仕事をします。事務作業以外に法的トラブルや法律改正などへの対応も行います。

出典:特許事務、法務事務とはどんな仕事!? | 人材派遣・人材紹介の...

	

こちらもかなり専門的な事務になります。特許は海外への出願もあるので、英語も生かせますね。
●向いていると思われる人
日々変わっていく特許や法律の勉強をしていく事が好きで、専門知識で人の役に立ちたい

やりがいの声が見つからなかったのですが、クライアントさんが特許を取れた時、法的なトラブルが無事解決できたことにやりがいがありそうですね。

秘書

サポートする人のスケジュール調整、社内外の人とのやり取り、情報収集や資料作成、会議やイベントなどの準備など、多岐にわたる業務で庶務全般を担当します。また、来客への対応や接待、経理に関わる事務など、幅広い領域で活躍できる役割を果たすこともあります。

出典:秘書・セクレタリーの派遣の仕事探しなら、エン派遣

「エン派遣」より。

社長や上司、そのほか専門職にある人のスケジュール管理や、会社内外とのパイプ役など、トップまたはトップに近い人が仕事に専念できるよう、サポートすることになります。

経営陣に近い所で働くため、非常に高度な会話やビジネスマナーが必要になりそうですが、とても勉強になりそうですね。
●向いていると思われる人
トップやトップに近い人に上手く話を伝えられる、スケジュール管理が得意
●やりがい!!
会社の中でもトップクラスの役員の下で仕事をできるのは緊張感もありますが、自身の成長にはとてもプラスになると思います。上司との日常会話もレベルが高く、経済用語や色んな業界のニュース、株価なども勉強し仕事にも活かされるようになりました。上司から、いつもいろいろフォローをしてもらい、「出張で会社を離れていても君が留守を守ってくれていると思うと安心できる」と言われたのは嬉しかったです。

出典:秘書業務以外の強みを持たれると重宝される | 秘書の仕事、な...

「Career Garden」から。やっぱり会話のレベルも高くるようです。業界の動向も日々チェックが必要そうですが、経営陣側とも近く、とても勉強になると思います。

一般事務

さまざまな業界の企業や官公庁などにおいて、事務業務を中心に行う仕事です。

企業や部署により仕事内容はさまざまですが、おもに資料や契約書などの書類作成、電話・メール・来客応対、データ収集、ファイリングなどを行います。

出典:「事務」の仕事の種類一覧 | Career Garden

	

上の専門的な事務から比べると、1番何をしているのかわからないですよね。その通り、会社によって仕事内容が全然違ってくるのが一般事務です。

その会社に入ってみなければ、何をするのかわからない一般事務…。面接の時によく仕事内容を聞かせてもらいましょう。
●やりがい!!
現場の仕事が円滑に進められるように、客先や下請け業者との事務処理を任せられるので、大手ゼネコンやメーカーの方と接するときに、会社の顔として対応するのが緊張でもあり、やりがいも感じます。現場監督に頼まれた仕事をこなすのが頼られている気がして誇らしいです。

出典:裏方なりの達成感を感じる | 一般事務の仕事、なるには、給料...

「Career Garden」からです。やはり、現場に出ていく人達が専念できるよう、裏方ですがしっかり支えなければいけません。

色々な声も集めてみました

【こんなにいっぱいなの。。。医療事務の仕事をまとめてみた】
専門性が高く、医療現場の現場で欠かせない存在としてとてもやりがいのある仕事

・受付で患者の病状を聞く

・診察の後にお会計の手続き

・診察内容の管理

・医療費の計算

・医師や看護師のサポート
●医療事務についてですね。
4月中旬から新しい職場になり毎日、戦いだ。写真整理で入ったのにまさかの工事事務(笑) CAD使ったことなくて必要な展開図は大体できるようなったけど頭が疲れる(笑) 未経験だけどやりがいはあるし待遇いいので定年まで頑張りたい!
●入社したら思ってた業務と違った…!よくある事です。やりがいを感じられているようですね!
返信先: @rino_12_26さん
前のリプいみわからなかったですね(笑)医療事務と調剤も資格持ってるんですがと書きたかったのですが寝ぼけてました?やりがいはあるんですけどね…知られてないのがちょっと悲しいです?
●医師事務というお仕事されているようです。初めて知りました。
返信先: @5ma3kakuさん
誰もが最初は未経験さ!
今まで、コンビニ店員も宅配の仕分けもビラ配りも事務も忍者も司会も水商売もお役所務めも販売もキャンギャルも、他にも色々お仕事したけど、やりがいの無い仕事なんて一つも無かったよ!
インターン良い制度ですよね~
実際その職場に入って見れるのはお互いにとって有益ダ!
●良い事仰います!

事務職にいるのは、このようなスキル

そのほかにも学校事務、医療事務、介護事務、現場事務など紹介しきれない程、本当にたくさんの事務職がありますよ。営業や現場に「お金を稼げない部署」と言われながらも、みんな頑張っています。

人事と総務、営業事務と一般事務が重なっていたり、会社によって、はっきり別れていないケースが多いようなので、面接の時に仕事内容を詳しく教えてもらえると安心ですね。

そしてどの事務にも共通して必要なスキルです。

まずは、各部署を円滑に繋げる折衝能力、そのためコミュニケーション力。次に他の部署の皆がそれぞれの仕事に専念できるように彼、彼女らが手の回らない部分を任せられるので、縁の下の力持ちとして細かな部分に気を配り、効率よく処理する事。また、重要なのが「会社の顔」でもあるのです。実際に電話や来客の対応ひとつでお客さんが離れたり、逆に「居心地がいい」と頻繁に来てくれるようにもなるんですよ。

求人の倍率も高く、中途では経験者を希望する会社が多くなります。誰でもできそうな楽な仕事と思われがちですが、実は向き不向きもあります。漫然と仕事をしずに突き詰めていくと、どの仕事とも同じように、奥深く面白いですよ。仕事選びのご参考の1つになれば幸いです。

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著者プロフィール
原田サキ

3年ほどウェブライターをした後、現在は再び会社員に。 世の中に溢れる、隠れるたくさんの情報、特に社会的な疑問を色々と発信したいです。 個人的な趣味も♪