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会社の経費精算を楽にする方法!

会社の経費精算を楽にする方法!

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会社の経費精算を楽にする方法!
会社の経費精算って、領収書がたくさんあって何がどれだかわからない・・・無駄な作業な気がしてめんどくさい・・・って思ってしまいますよね。

そんな方のために、経費精算を楽にする方法を紹介していきます。

経費を使用した分は毎日処理する

毎月、月末などにまとめてレシートや領収書の内容をエクセルなどに入力して、全部処理するという人が多いのではないでしょうか? そうすると1ヶ月分のレシートや領収書をまとまって見ることになり、数十分、もしかしたら数時間かかることもあるかもしれません。

経費精算はまとめて処理するのではなく、その日に使用した分はその日のうちに処理してしまいましょう。そうすることで「これ、何に使った領収書だっけ?」とならず、スムーズに処理できるので時間の節約にもなります。

また、領収書やレシートを保管しておいて、月末に無くしてしまったり精算から漏れてしまったりすることを防げます。毎日処理した分を決まった日に提出すれば良いだけなのでとても楽になります。

経費精算アプリを利用する

経費精算アプリはパソコンやスマートフォンから入力を行って経費精算をすることができるシステムです。会社の経費精算のフォーマットが定まっていなければ経費精算アプリを利用して、時間を短縮するという手もあります。

たとえばスマホアプリのStapleであれば、通勤時間中にスマホから入力したり、お昼休憩中の余った時間で入力したりといったように、空いた時間を有効的に使うことができます。
Stapleの特徴
マルチデバイスで経費作成/承認ができる (スマートフォン、PC、タブレットなど)!
経費データはクラウド上で一括管理!
経費データをすぐに確認/検索ができる!
領収書などの画像データも添付/保存可能 (電子帳簿保存法に対応予定)!

出典:Staple (ステイプル) | スマホ・IC経費精算

	

交通費はモバイルSuicaの利用履歴をコピーする

経費精算で多いのが交通費ですよね。頻繁に取引先に行く人であれば、経費精算書は交通費で埋め尽くされてしまいます。

そこで、交通費はモバイルSuicaの利用履歴をコピーするだけで経費精算が済んでしまうというテクニックをご紹介しましょう。モバイルSuicaはカードの利用履歴をすべてインターネット上から見ることができます。この履歴をコピーしてエクセルなどに貼り付け、必要なデータだけ集めてしまえば交通費の経費精算は終了です。

ただし、会社用のSuicaを持っておかなければプライベートの交通費とごちゃごちゃになってしまうので注意しましょう。
経費精算したいものはモバイルSuicaで支払うようにしてください。
STEP1.モバイルSuicaウェブサイトへアクセス
STEP2:SF(電子マネー)利用履歴を選択
STEP3:必要な範囲をマウスで選択
STEP4:エクセルに貼り付け
STEP5:必要なデータだけ残して経費精算【完了】

出典:経費精算を時短!交通費の精算をモバイルSuicaで効率化する方法 | nanapi [ナナピ]

	

法人用クレジットカードを利用する

法人用クレジットカードとは、会社もしくは個人事業主の方であれば作ることができるクレジットカードです。

カード利用代金は会社の銀行口座から引き落としが行われるので、法人用クレジットカードで支払った分は社員の仮払いにならないため、経費精算の必要がなくなります。

欠点としては、ある程度会社に信用がないと法人用クレジットカードの審査に落ちてしまうことがあるということです。会社の設立からあまり時間が経っていなかったり、資本金が少なかったりするとカード会社からの信用が得られません。

設立して間もない会社だけど法人用クレジットカードほしい!ということであれば、審査が甘い法人用クレジットカードを申し込みすると審査通過率は高くなります。
カード会社に信用してもらうには、「業績」と「資本金」が重要です。

業績が良い会社、つまり黒字の企業からカード申し込みがあった場合は審査に通過しやすいということです。また、安定した業績であることも重要で、毎年収益を上げているかという点も見られています。

会社創立間もない時に法人用クレジットカードを作りたい場合、資本金が多いほど審査通過率が高くなります。資本金が多ければすぐに会社が倒産してしまうこともなく、カード会社のリスクが少なくなるからです。

出典:法人クレジットカードの審査は甘いのか - おすすめクレジットカードを知る

	

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著者プロフィール
かわせみちゃん

以前カード会社で働いていたので、金融関係について詳しいです。趣味はお裁縫とプチ家庭農園です。個人のブログに書けないことをまとめます。